Automatisation et Organisation
Vues rapides sur l’évolution actuelle,
par Daniel HOFFSAES, ancien élève de l’École polytechnique, chargé de mission au S.C.O.M.
Les calculateurs ou plutôt les ensembles électroniques, comme on dit aujourd’hui, cessent d’être à l’heure actuelle des machines un peu fabuleuses à l’usage exclusivement scientifique ou militaire.
«L’ensemble de gestion» pénètre dans les grandes affaires et dans les services publics.
L’introduction de telles machines pose de problèmes d’une ampleur qui dépasse les questions habituellement rencontrées en matière d’équipement : Pour comprendre ces problèmes et, en premier lieu, pour les poser, il est nécessaire de connaître les principes qui gouvernent ces ensembles, les fonctions qu’on peut en attendre, les méthodes d’analyse et de réflexion propres à imaginer les «programmes», etc.
Le «Bulletin O. et M. (Organisation et Méthode)» consacrera un de ses numéros à l’étude de ces questions. Les notes qui suivent sont de portée plus limitée et ne concernent, brièvement signalées dans l’optique de l’organisateur, que les tendances actuelles de la technique, voire de la recherche.
Elles font toutefois le point exact – début 1961 – de la matière et nous ont paru susceptibles d’intéresser de nombreux lecteurs.
L’application des ensembles électroniques aux tâches administratives entre maintenant dans le domaine des réalisations : à l’heure actuelle, une demi-douzaine d’entreprises en France sont équipées de matériels de grande puissance et plusieurs dizaines d’ensembles de taille moyenne sont également en service.
Les constructeurs annoncent pour l’année 1961 la sortie de matériels nouveaux dont le chiffre des commandes dépasse la centaine. Est-ce l’attrait de la nouveauté ou le fruit d’un besoin réel? Il n’en reste pas moins que l’automatisation administrative est une réalité d’aujourd’hui, qui mérite d’être prise en considération.
Les services d’O. et M. ne doivent pas se tenir à l’écart de cette évolution. Il est nécessaire qu’ils soient au courant des principales tendances techniques et qu’ils prennent conscience du rôle qu’ils peuvent jouer dans l’installation et l’exploitation d’un ensemble électronique. Celle-ci ne sera rentable que dans la mesure où l’organisation des services automatisés et des chaînes de travail sera adaptée au nouveau traitement, ce qui suppose à la base, une réforme des structures et des méthodes.
Tendances techniques actuelles
Des machines plus petites et plus rapides.
Les premières machines électroniques présentaient un aspect assez impressionnant, tant par la surface qu’elles occupaient que par leur consommation électrique élevée et l’importante climatisation qui leur était nécessaire.
L’apparition des transistors a permis de remplacer les tubes à vide par des éléments de taille plus réduite, d’une plus grande robustesse, et à encombrement égal d’accroître les capacités nécessitant une énergie cent fois moindre.
Les circuits se sont miniaturisés, ce qui a permis :
– Des machines, tant en vitesses de calcul qu’en possibilités logiques. Le temps d’une addition de deux nombres de 10 chiffres est ainsi passé de quelques centaines de microsecondes (rappelons que la microseconde représente le millionième de seconde) à quelques dizaines (10 exactement sur une des dernières machines annoncées).
– L’accroissement des possibilités logiques se traduit par une simplification des travaux préparatoires de programmation, qui sont une des contraintes essentielles de l’emploi des matériels automatiques; en réduisant l’encombrement et la consommation, de créer des petits matériels de bureau, d’installation aisée et de coût faible.
Les fournisseurs présentent actuellement sur le marché toute une gamme de machines, qui va depuis le petit matériel à cartes perforées à 5 000 NF par mois, jusqu’aux grands ensembles à bandes magnétiques qui peuvent atteindre des coûts de 200 000 NF par mois.
Une plus grande facilité pour l’introduction des données et pour la sortie des résultats. De grands progrès sont également accomplis dans le domaine des organes qui permettent l’introduction des données de base ou la sortie des résultats.
Les lecteurs de cartes perforées sont passés des vitesses classiques de 150 à la minute à des cadences de 300, 500 et 800 cartes/minute; la possibilité de connecter plusieurs lecteurs permet aussi de réduire considérablement le goulot d’étranglement constitué par l’entrée des informations. D’autres supports permettent de remplacer la carte : le ruban perforé, moins coûteux à élaborer, peut être lu à des vitesses allant de 100 à 1000 caractères/seconde.
La bande magnétique est le support de choix pour les fichiers qui doivent être exploités à grande vitesse; les cadences de lecture ou d’enregistrement s’échelonnent entre 7 000 et 60 000 caractères par seconde, et atteindront bientôt 100 000.
Photo I.B.M. France Un très grand ensemble de traitement automatique : le GAMMA 60 de BULL
Enfin, les imprimantes offrent des possibilités de faire des « listings » à 150, 300, 500 ou 600 lignes minute, D’autres, basées sur la xérographie, fonctionnent à des cadences de 1 500 à 8 000 lignes/minute.
Des efforts sont entrepris pour saisir les données de base.
Si les ensembles sont ainsi bien armés pour entrer des informations déjà enregistrées sur des supports spéciaux, de gros progrès restent à faire pour permettre de saisir l’information à traiter aussi près que possible du document de base. Pour éviter le coûteux passage de celui-ci au support perforé, on peut réaliser des connexions qui permettent d’obtenir simultanément les informations destinées à l’homme et celles qui sont destinées à la machine.
L’idéal réside naturellement dans la création d’un langage commun et deux techniques sont envisagées, à l’heure actuelle, dans ce domaine :
— lecture magnétique :
Les caractères numériques sont imprimés à l’aide d’une encre magnétique. Lisibles par l’œil, ils sont également assimilables par un lecteur magnétique qui reconnaît le caractère d’après la structure, des bâtonnets qui le composent (système C.M.C. de BULL) ou par sa forme (système E 13 B américain).
Certaines banques américaines utilisent dans ce dernier système des trieuses de chèques à 1 500 documents/minute.
La rentabilité de ce procédé est conditionnée par le prix des matériels dé marquage.
— lecture optique :
L’idéal est naturellement que le caractère ait une forme courante, obtenue par une machine à écrire ordinaire. I.B.M. annonce actuellement une trieuse et un lecteur capables de lire des documents en caractères numériques à des vitesses de 480 caractères/seconde.
Ce système permet l’entrée directe des documents dans les ensembles électroniques. Il doit rendre possible l’automatisation intégrale d’une chaîne de travail à partir de la création de l’information de base.
Quelques conséquences de l’automatisation
Sur le nombre des personnels
L’automatisation provoque actuellement les mêmes frayeurs que la mécanisation au siècle dernier; ses répercussions sur l’emploi semblent néfastes en une époque où il faut fournir du travail à de plus en plus de personnes.
En fait, les premières expériences montrent que cette crainte est vaine. Si on analyse les raisons qui poussent à automatiser un service, on rencontre fréquemment le volume sans cesse croissant des tâches à exécuter : dans une solution manuelle ou faiblement mécanisée, ceci entraîne un accroissement croissant du personnel.
Au contraire, l’introduction d’un ensemble de gestion permet de faire face, à personnel constant, à l’accroissement du volume du travail. De plus, si les employés affectés aux taches mécanisées sont effectivement supprimés, d’autres fonctions apparaissent qui entraînent de nouveaux emplois.
La mécanisation nécessite un personnel spécialisé pour la préparation du travail ou l’exploitation de la machine, dans certains cas, l’automatisation entraîne une centralisation qui amène à envisager une conception nouvelle des relatons avec les services qui, eux, restent décentralisés. Les problèmes de relations humaines, avec la clientèle en particulier, peuvent aussi être résolus grâce au réemploi des personnes libérées.
Ce reclassement pose naturellement des difficultés qui portent en particulier sur la formation des employés, et les services d’O. et M. peuvent être appelés à jouer un rôle en cette matière.
Sur les structures et l’implantation
Il en est de même pour tout ce qui touche à l’implantation d’un ensemble électronique. Celle-ci doit être précédée d’une série d’études dont la majeure partie relève des techniques d’organisation : elle commence par une analyse des tâches qui débute de la même manière que toute analyse préalable à une réorganisation.
Elle doit néanmoins aller beaucoup plus loin que celle-ci, étant donné que tous les cas particuliers doivent être envisagés et non abandonnés à l’initiative d’une machine qui en manque totalement.
Le choix d’une solution automatisée peut également nécessiter une profonde modification des structures : seule une réorganisation des circuits permet souvent une alimentation correcte de la machine et, par suite, une utilisation rentable de celle-ci.
La solution paresseuse qui consiste à transposer simplement une chaîne en automatisant un de ses maillons n’en est pas une : l’automatisation nécessite une intégration des tâches et celle-ci ne peut se faire que par une réorganisation.
Ce n’est d’ailleurs pas un des moindres avantages des ensembles électroniques que d’être le prétexte à cette réorganisation : on cite à ce propos le cas d’une entreprise qui, au cours d’une étude découvrit l’existence de 300 taux de calculs différents et profita de l’occasion pour les ramener à une dizaine.
le 1401 d’IBM
Le personnel nécessaire à l’exploitation
Le personnel affecté à l’exploitation électronique comprend :
– des analystes qui sont en quelque sorte des organisateurs et connaissent à la fois les fichiers à automatiser et les possibilités des machines. Ils préparent des nouveaux circuits et font les programmes d’adaptation à l’ensemble électronique.
– des programmeurs qui écrivent en langage machine les instructions données à celle-ci, à partir des organigrammes fournis par les analystes.
– des opérateurs chargés de la manipulation et de l’alimentation en données de l’ensemble.
Si les deux dernières catégories de personnels sont à former par les fournisseurs, la première catégorie doit également recevoir une formation analogue à celle des organisateurs.
Conclusion
En conclusion, on peut dire que l’automatisation est une question d’organisation et que les services O. et M. doivent s’en préoccuper pour qu’elle n’ait pas lieu sans eux.
Les expériences actuelles montrent que toute exploitation mal préparée est vouée à l’échec, mais, que, dans le cas contraire, un ensemble électronique présente toutes les garanties de sécurité souhaitées. Sa grande rigueur en fait un instrument de gestion idéal, mais dont l’exploitation nécessite une très grande discipline.
Les expériences américaines sont dans ce domaine très instructives car elles montrent l’existence d’un certain nombre d’éléments qui risquent d’être sous- estimés lors d’une automatisation :
– la formation du personnel;
– le coût de la programmation qui a été estimé à 2 ou 3 dollars par ligne d’Instruction correspondant à une opération élémentaire de la machine;
– l’importance des problèmes à étudier et le temps nécessaire à leur étude.
– la difficulté de réaliser l’intégration des tâches due à la rigidité des structures anciennes;
– la période dé transition entre les deux méthodes qui dure de 6 à 9 mois;
– enfin la nécessité de poursuivre l’effort de programmation au-delà de la mise en route d’un travail.
Certaines de ces difficultés, en particulier celles qui concernent la programmation, ont pu être réduites grâce à la création de langages synthétiques qui permettent d’abaisser de 40% le temps de cette opération.
L’automatisation est ainsi de plus en plus à la portée de tous : c’est à la fois un grand bien et un grand péril, car les risques d’échec ou de mauvais emploi sont nombreux et coûteux.
Les premiers résultats sont néanmoins satisfaisants et méritent qu’on y prête attention dès maintenant.
Vie de la Douane n°101
Septembre – octobre 1962